根据湖南省教育厅《关于切实做好学校新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作的紧急通知》精神（湘教通〔2020〕13号），1月23日上午8:30，学校校长王雄伟组织分管保卫后勤校领导王为副校长和分管学生工作的胡颖蔓副校长以及党政办、组织部、保卫处、学工处、后勤处、离退休处等相关部门领导召开紧急会议，传达上级文件精神，对切实做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作进行了安排部署，学校自即日起全面启动传染疾病防控紧急应急预案。

会上，王雄伟要求党政办进一步落实寒假总值班工作，确保信息畅通；要求保卫处做好寒假期间的安全防范工作；要求后勤处做好校园和学生宿舍的清洁与消毒工作；要求学工系统高度重视，加强在校留学生探访，关心关注并进行体温测试，做好寒假学生生活提示，并及时将湖南省教育厅《关于切实做好学校新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作的紧急通知》转发到各二级学院辅导员、班级学生、家长等微信、QQ群。寒假期间，各二级学院要安排专兼职辅导员通过微信、QQ群了解学生相关动态，有异常情况及时上报学工部（处），由学工部（处）统一上报学校总值班室。

会后，王雄伟率领王为、胡颖蔓、张麦秋等与会校领导和中层干部到学生宿舍，看望了在校留学生，带去问候和预防感冒药物，同时慰问寒假在岗宿舍管理员并下发体温计，叮嘱做好疫情防控，配合后勤处进行消毒防范。